CIRCULARES A ASOCIADOS 2015

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Fecha: 23 de abril de 2015
Circular No. 19/DGA/2015
Contenido: Sugerencias para incorporar las obligaciones fiscales dentro de los sistemas contables

Estimados Asociados:

Se anexan a la presente una serie de sugerencias a considerar para que la “Contabilidad Fiscal” pueda incorporarse al sistema contable de las empresas y facilitar el envío de la misma al SAT.

Primera parte. Catálogo y Balanza.

La preparación del catálogo es crucial, un buen catálogo debe considerar las necesidades del código agrupador del SAT.
A nivel de cuenta de mayor, el catálogo de las empresas es parecido al que presenta el código agrupador del SAT.
A nivel de subcuentas hay fuertes diferencias. El Catálogo agrupador del SAT solicita:

• En las cuentas colectivas de balance información de:
  • Partidas en moneda nacional o extranjera.
  • Cuentas o subcuentas que manejen datos de operaciones con partes relacionadas.
  • Cuentas o subcuentas que manejen cada uno de los rubros de impuestos por cobrar/recuperar o por pagar.
• En las subcuentas de resultados, pide la información clasificando las cuentas por su naturaleza.

La información anterior existe en el catálogo de las empresas pero no necesariamente como un primer nivel de subcuenta. Puede ser el primero, el segundo o algún otro nivel del catálogo donde aparezca el dato solicitado por el SAT.

¿Qué podemos hacer al respecto?

Una primera solución consiste en enviar el catálogo de la empresa hasta el nivel de detalle donde se encuentre la información que solicita el SAT.

La ventaja es que el catálogo no requiere ninguna modificación o agrupación. La desventaja, en una empresa mediana donde los datos del SAT se encuentren a un tercer o cuarto nivel, va a provocar que se envíen miles de subcuentas. Lo más grave, al ser la información tan detallada, cada vez que se agregue alguna subcuenta en cualquiera de los tres niveles, va a obligar al contribuyente a volver a enviar su catálogo al SAT, con las cuentas o subcuentas que agregamos.

Una segunda solución, sería incorporar un paso intermedio entre el catálogo de la empresa y el solicitado por el código agrupador del SAT. Las empresas deben analizar a fondo la estructura de sus subcuentas y sus distintos niveles, tanto en balance como en resultados. Deben tener presente que el nivel de información proporcionado queda como base para seguir enviando los reportes contables a futuro.

Ejemplos:

En resultados: Algunas empresas acostumbran diseñar su catálogo de cuentas de resultados abierto con todos los prorrateos departamentales. Si este es el caso, cada vez que agreguen una cuenta departamental deberán reportarla al SAT.

En cambio, si simplifican y eliminan los departamentos, los reportes adicionales al SAT serán mínimos.

En balance: Si en cuentas por cobrar toman los dos niveles que solicita el SAT: Moneda nacional y moneda extranjera, se van a evitar estar enviando modificaciones del mismo en el año. Para ello se sugiere trabajar internamente en una presentación del catálogo, a la que llamaremos “catálogo intermedio”, como sigue:

• A nivel de cuenta de mayor: Se respetaría el 100% de nuestras cuentas contables.
• A nivel de la subcuenta de primer nivel, la información de los distintos niveles de subcuentas quedaría agrupada en función a lo solicitado por el SAT.
  Para cumplir con este objetivo, el sistema contable requiere una opción que permita presentar el catálogo de cuentas en este formato. Esta segunda presentación sería la que estaríamos vinculando con el código agrupador de las autoridades fiscales.

Se manejan diversos ejemplos en el contenido de la circular.

Segunda parte. Pólizas Contables.

Las disposiciones fiscales sólo exigen la generación de las pólizas en el formato XML.

No existe la obligación de enviarlas al SAT, salvo cuando éste las requiera, en los casos siguientes:

• Cuando sea requerida por las autoridades en el ejercicio de sus facultades de comprobación.
• Cuando se solicite como requisito en las solicitudes de devolución y compensación.
• Cuando se requiera para verificar la procedencia de las devoluciones.

EL SAT nos recuerda que ya no existe el comprobante fiscal, por lo que ahora sólo requieren conocer la referencia UUID[1] del CFDI.

Nos gustaría hacer una analogía con el mundo del papel.

En éste, la costumbre es “engrapar” el comprobante en papel a la póliza contable.

En el mundo electrónico, desaparece el papel, el CFDI no se puede engrapar. Sin embargo, al vincular la póliza electrónica con su UUID, en cierta forma estamos “engrapando electrónicamente” el CFDI a la póliza electrónica.

Bóvedas fiscales.

La contabilidad electrónica nos va a obligar a guardar (grabar) el CFDI en una bóveda fiscal.

La bóveda fiscal es un archivo electrónico que contendrá los CFDI´s. Puede iniciarse con un correo electrónico e ir creciendo en la calidad y seguridad de la bóveda.

Equivale al archivero donde se guardaban los comprobantes y las pólizas. Ahora las pólizas forman parte de la contabilidad electrónica y el comprobante lo guardaremos en esta bóveda fiscal.

Opciones para incorporar los datos del CFDI a la póliza contable.

Las opciones para cumplir lo anterior son[2]:

Incorporar la información del CFDI dentro de la póliza contable.
Elaborar un reporte por separado a la contabilidad, donde se incluya la información de la póliza contable y del CFDI.
Primer camino. El dato del folio se graba en la póliza contable.

La opción requiere modificar el sistema contable. Es ideal para empresas chicas y medianas.

Segundo camino. Vincular la información de la póliza contable y el CFDI a través de un reporte.

Esta propuesta requiere conocer el sistema administrativo de la empresa y las “reglas de negocio” que sirvieron para su elaboración.

Normalmente los distintos módulos del sistema administrativo convergen y afectan la contabilidad.

Ejemplos:

Venta y Facturación.
Las ventas generan la póliza contable respectiva donde aparece el cargo a la cuenta por cobrar y el abono a las ventas, además de los impuestos correspondientes.
Normalmente lleva módulos adicionales como el de comisiones a vendedores.
Cuentas por cobrar.
Se controla la cartera, puede incluir cálculo de intereses, notas de cargo y abono y estimaciones de cartera. Todos ellos con sus respectivas pólizas contables.
La cobranza se controla en este módulo pero se va a registrar en bancos.
El segundo paso es ver la forma de vincular o enlazar los módulos anteriores con la bóveda fiscal.

Empezamos analizando los campos comunes de las tablas o archivos que componen la base de datos del sistema administrativo, incluyendo dentro del mismo la bóveda fiscal.

Los sistemas administrativos normalmente incluyen Números de control interno, como pueden ser:

Folio interno control factura.
Número interno para identificar al cliente o al proveedor (IDU)[3].
Fecha operación.
Póliza contable.
IDU Cliente /Proveedor.
RFC
Nombre
A manera de ejemplo, en la parte de las cuentas por cobrar y por pagar, los sistemas incluyen tablas con la información general de los clientes y los proveedores. Los campos que nos van a ayudar para vincular la información pueden ser:

Con los datos anteriores podemos “vincular” la póliza contable con el CFDI correspondiente y generar el reporte correspondiente. Así, se sugiere incluir un folio interno al CFDI de una operación de venta (facturación) generado por el módulo de ventas. Con estos datos podemos ir a leer la información de la bóveda fiscal y encontrar el CFDI que corresponda a los mismos y elaborar el reporte respectivo. Y así hacerlo en los distintos módulos.

¿Sueño o Pesadilla?
Los directivos de empresas han tenido como meta lograr algún día que sus operaciones se encuentren automatizadas y actualizadas. Para ellos, sería ideal que al ver o consultar un registro de su sistema administrativo (ventas, compras, cuentas por cobrar o pagar, nómina, etc.), el sistema pueda mostrarles el detalle de la factura que lo ampara. Las empresas han trabajado fuerte en esa dirección, algunas van muy avanzadas, otras apenas han empezado.

El cambio en este ejercicio es que el sueño anterior se vuelve de cumplimiento obligatorio con los nuevos requisitos demandados por la contabilidad fiscal. Si las empresas no están listas para cumplir, ese sueño se va a convertir en pesadilla.

Para cualquier aclaración o comentario sobre el contenido del presente comunicado, AMDA está a tus órdenes en los teléfonos 36 88 36 50 ext. 140 y 141

Atentamente
Lic. Fernando Lascurain Farell
Director General Adjunto